İşletme ve kurumların çalıştırdıkları kişileri sigortalı yapmaları zorunludur. Sigortasız işçi çalıştıran kişi veya kurumlara yönelik birtakım ceza ve yaptırımlar uygulanır. Kayıt dışı çalışmayı önlemek ve işçi haklarını korumak açısından elzem niteliğinde olan sigortalama sürecinin prosedürlerini muhasebe veya insan kaynakları birimleri takip edebilir. Bu bakımdan kurumların sigortalı çalışanın bildirilme işlemlerini geciktirmeden yapmaları zorunludur. Sigortalı çalışanla ilgili iki farklı bildirim türü ve modeli vardır. Biri, sigortalı işe giriş belgesidir. Diğeri ise, sigortalı bildirim belgesidir.

İşlemler nasıl yapılır?

İşveren tarafından işe alınacak kişilerin sigortaya bildirimin geciktirilmemesi gerekir. İşe başlayan çalışandan gerekli evrak ve beyanların tedarik edilmesinden hemen sonra sigortalının bildiriminin yapılması lazımdır. Bu aşamada, sigortalı ile giriş bildirgesi beyanı doldurulur ve çalışandan nüfus kağıdının nüshaları talep edilir. Ayrıca sigortalı ile giriş bildirgesi de sigortaya gönderilmesi gereken evraklardan birisidir.
İşletme ve kuruma birden fazla çalışanın alınması halinde yukarıdaki belgeler ek bir bildirge hazırlanabilir. Bu bildirgede veya pusulada, işe giriş yapan çalışanların listesine yer verilir. Böylece, işçi bildirimleri ile alakalı takibat çok daha rahat bir şekilde yapılabilir. Bu işlemlerin ardından kurum, ilk defa sigortası bildirilen işçilere sigorta sicil numarası beyan eder. Sicil numaraları, kurum arşivine işlenir ve ayrıca işverene ve çalışana da bildirilir. Sigortalı olarak çalışan bir işçinin yeni bir işe geçmesinden sonra değişen işyerini ve durumunu e-bildirge ile ilgili makama bildirebilir. Bunun için sigortalı tekrar işe giriş bildirgesinin doldurulması yeterlidir. Ancak daha önce sigortalı çalışmayan kişilere, işe giriş belgeleri elden verilmesi lazımdır.

Bildirimlerin yapılmaması halinde uygulanan cezalar

Bir işletmede ve kurumda çalışmaya başlayan işçinin ilgili kuruma beyan edilmesi işlemleri aksatılmadan yapılmalıdır. Aksi durumda, işe giriş bildirgesi geciken her bir çalışan için aylık asgari ücret tutarında ceza ödemek gerekir. Yine, çalışanların yabancı uyruklu olması ve bunların çalışma izinlerinin bulunmaması gibi hallerde her bir yabancı uyruklu çalışan için aylık asgari ücretin iki katı ceza işlenir. Çalışan tarafından doldurulacak sigortalı bildirim belgesi en az 30 gün içerisinde SSK bölge müdürlüğüne teslim edilmelidir. Bir nüshası çalışanda kalan belge ile işveren tarafından yapılan sigortalı işçi bildirimi arasında bir farklılık olmaması gerekir. Eğer böyle bir durum olursa, işverene bir yazı yazılarak bildirim yapılır.