Firma ve kurumların şube açılış ve kapanış süreçleri ile alakalı gelişmelerden sicil müdürlüklerini haberdar etmeleri gerekir. Açılan şubenin kapanışı veya yeni şube açılışlarının yapılması halinde bunların beyannamelerinin hazırlanmaması birtakım hukuki sonuçlar doğurabilir. Ayrıca, idari para cezaları ödenmek zorunda kalınabilir. Bu gibi durumların yaşanmasını önlemek amacıyla açılış ve kapanış ile ilgili prosedürlerin takip edilmesi ve yerine getirilmesi elzemdir. Gereken prosedürün belirlenen zaman dilimi içerisinde ilgili kurumlara yapılması durumlarında herhangi bir hukuki süreçle muhatap kalınmaz.

Kapanış durumlarında neler yapılır?

Şirket şubesinin kapatılmasını öngören kararın alınmasından sonra bağlı bulunulan ticari sicil müdürlüğü, vergi dairesi ve sigorta kurumuna yazılı bilginin verilmesi lazımdır. Bunun yapılması sonucunda, ileride doğabilecek hukuki sorunlara karşı tedbir alınmış olur. Şube kapanışında sonra sigorta kurumuna bir belgenin ibraz edilmesi zorunluluğu söz konusu değildir. Ancak bazı hallerde kuruma da belge sunulması gerekebilir. Yapılması gereken tüm kurumlara belgenin ibraz edilmesidir. Normal halde, sigorta kurumunda iki senedir işlem yapılmayan dosyaların üzeri kapanır. Yine de, kapanan şube ile alakalı kapanış dilekçesinin ibraz edilmesi çok daha garantili bir iştir.
Şubenin kapanışı ile alakalı birtakım prosedür vardır. Limited şirket için talep edilen belgelerin toplanması ve ilgili müdürlüklere beyan edilmesi gerekir. Kapanış dilekçesi, noter tarafından onaylı müdürler kurulu kararı, hazır bulunan listesinin sicil müdürlüğüne sunulmalıdır. Anonim bir şirket için ise kapanış dilekçesinin yanında yönetim kurulu kararının hem aslı hem de nüshanın ilgili müdürlüğe beyan edilmelidir. Bunlar yapılmadan önce mersis üzerinden de elektronik başvurunun yapılmasına dikkat edilmesi lazımdır.
Şube açılış veya kapanış süreçleri ile alakalı süreçlerin muhasebeci yetkisine verilebilir. Yetkili kişi tarafından yapılan işlemlerin tamamlanmasından sonra ikinci kez kontrol edilmesinin önemi büyüktür. Çünkü herhangi bir hatadan kaynaklı olarak, ilgili birimler tarafından söz konusu başvurunun geçerliliği iptal edilebilir. Bu da, vergi mükellefliğinin devam etmesine neden olabilir. Bu bakımdan kapanışla alakalı bilgilendirmenin vergi dairesine de yapılması zaruridir. Bunun atlanılması halinde mükelleflik devam eder ve vergi borcu ortaya çıkabilir. Hukuki sorunlarla uğraşmamak adına vergi dairesine de gereken dilekçenin sunulması lazımdır.

Şube açılış işlemleri

Şirkete ait yeni bir şubenin açılışına karar verilmesi halinde online başvurunun MERSİS sistemi üzerinden yapılması lazımdır. Buradaki işlemlerin yapılmasının ardından inceleme ve onay süreci başvur. Bu arada, şube açılışı ile alakalı yönetim kurulu kararı ve talep edilen diğer belgelerin temin edilmesi lazımdır.